Advies
Onze kracht zit in het implementeren en borgen van inkoop of contractmanagement gerelateerde (verander)processen. Op een zorgvuldige manier nemen wij uw medewerkers mee in nieuwe en interessante ontwikkelingen binnen hun vakgebied. Nieuwe ontwikkelen die niet, of niet bekend genoeg zijn, zullen wij in eenvoudige taal, met veel praktijkvoorbeelden, aan uw medewerkers doorgeven. Tijdens dit proces blijven wij aanwezig maar zullen langzamerhand naar de achtergrond verdwijnen.
Daarnaast kunnen wij u begeleiden met de aankoop en inrichting van een contractbeheersysteem. Een systeem wat past bij uw organisatie en desgewenst aansluit op uw huidige financiële en/of inkoopsysteem.
ICT Inkopen
Het inkopen van ICT gerelateerde producten en diensten is een vak apart. Het betreft een complexe wereld vol met vakjargon. Affiniteit met ICT is dus een must voor de hedendaagse ICT inkoper. Onze inkopers zijn bekend in deze wereld en kunnen direct ingezet worden. Afhankelijk van uw wensen kunnen wij het gehele inkoopproces voor u verzorgen, of delen daarvan.
Binnen het ICT domein hebben wij ruime ervaring met het inkopen van producten en diensten zoals: hardware, software, data, voice en aanhangende service diensten. Wij kunnen desgewenst ook een analyse uitvoeren op uw bestaande contracten. Hierbij kijken wij niet alleen naar het financiële aspect maar ook of u wel de juiste dienstverlening heeft gecontracteerd voor boring van uw bedrijfsproces(en).
Ook zijn wij bekend met de financiële aankoop mogelijkheden die in de markt verkrijgbaar zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan huur of lease constructies.
Contractmanagement
Waarom zal een organisatie een functionaris aantrekken of een afdeling contractmanagement opzetten? Wat kan contractmanagement voor een bedrijf betekenen? Voordat we deze vragen kunnen beantwoorden moeten we ons eerst af vragen waarom men een contract afsluit. De kern van het antwoord is risicobeperking voor alle partijen. In een contract hebben beide partijen de onderlinge voorwaarden en condities opgenomen waaronder de opdracht wordt uitgevoerd. Hierdoor komen beide partijen niet voor verrassingen te staan. Na het afsluiten gaat het contract in de kast en heeft het in veel gevallen een passief bestaan. Het contract komt pas weer uit de kast als er probleem is.
Met de hedendaagse bedrijfsvoering wil je proactief handelen. Je wilt weten welke bedrijfsprocessen geborgd zijn door welke contracten en wat hiervan de financiële gevolgen zijn. Bij contractmanagement staan de afspraken centraal. Deze afspraken zijn gerelateerd aan de dienst die door de leverancier wordt geleverd. Contractmanagement is hierbij verantwoordelijk voor het beheren en verbeteren van afspraken met als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren. Nadrukkelijk maken wij hierbij een onderscheidt tussen contractmanagement en contractbeheer. Onder contractbeheer verstaan wij het fysiek en/of digitaal beheren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is (o.a. voor de contractmanager).
Systeemgerichte Contractbeheersing
Octavion heeft ervaring met Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB). Met behulp van SCB beheerst de opdrachtnemer zelf de te leveren kwaliteit. Ook moet worden aangetoond dat aan de eisen van de opdrachtgever wordt voldaan. De opdrachtnemer beheert zelf de kwaliteit van de geleverde producten. De opdrachtgever voert risico gestuurd toetsen uit en zet hierbij gecertificeerde (lead-)auditors in, die zich kunnen laten bijstaan door specialisten in de te toetsen materie.
Bij het toepassen van SCB leunt de opdrachtgever meer op het ISO certificaat (9001-2008) of een gelijkwaardig kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer. Van “Do” naar Plan Do Check Act”. Van “wantrouwen” naar “vertrouwen”. Niet, doet de Wederpartij het goed, maar werkt het systeem van de Wederpartij.
“Beheersen door los te laten”
Wij kunnen u helpen met het opstellen van het bestek, en eventueel na gunning het contract beheersen conform SCB.
Bid Management
Vanuit de markt krijgen wij steeds meer de vraag om ondersteuning te bieden met het begeleiden en opmaken van een tenderaanbieding of een aanbesteding. Het blijkt dat dit voor veel organisaties een hele tijdrovende klus is, waarbij men in veel gevallen de noodzakelijk expertise mist om dit op een juiste en succesvolle manier te doen. Wij kunnen het gehele offertraject voor u begeleiden. Hierbij analyseren wij de bestek stukken en zullen vervolgens een passende offerte opmaken. Daarnaast toetsen wij ook of de aanbestedende partij zich wel aan de (wettelijke) regels houdt.
U slagingspercentage zal hierdoor aanzienlijk stijgen.
Asset Management
Met onze Asset Management Service dienstverlening bent u verzekerd van een sluitende registratie van al uw ICT assets (lees producten en diensten). U zult hierdoor direct overzicht verkrijgen, waardoor u in staat bent om beslissingen te nemen en doorbelastingen te realiseren. Alles wat u hiervoor hoeft te doen is ons te voorzien van uw ICT aankopen d.m.v. het (digitaal) overhandigen van een getekende offerte, contract of factuur. Daarbij registeren wij ook de bijbehorende service afspraken die van toepassing zijn. Als laatste zullen wij u tijdig informeren indien er een service contract afloopt.
Om dit realiseren hebben wij een tool ontwikkeld. Een tool waarmee wij in staat zijn om diverse klanten te voorzien van sluitende informatie. Daarnaast kunnen wij u adviseren over productkeuzes die aansluiten bij uw meerjaren visie.
Om gebruik te maken van deze dienstverlening dient u een Asset Management Service overeenkomst met ons af te sluiten. U kunt hierbij kiezen uit vier type dienstverleningen gelang u eigen behoefte. Dit zijn:
1. Platinum 2. Goud 3. Zilver 4. Brons
Voor elke van deze type dienstverleningen gelden andere Service Windows en jaarlijkse kosten. Wij maken graag een afspraak met u om uw behoeftestelling te bespreken om vervolgens een passend voorstel te maken.